Перечисленные затраты могут быть навлечены персоналом различных отделов, таких как:
v Проектный отдел;
v Технологический отдел;
v Экономический;
v Отдел сбыта;
v Отдел технического обслуживания;
v Транспортный;
v Юридический;
v Отдел обеспечения качества.
Поскольку сотрудники всех этих отделов вряд ли будут заняты полный рабочий день вопросами внешних потерь, то установление объема затрат, опять таки, необходимо вести с учетом реально затраченного времени.
И все же, один из элементов внешних потерь действительно невозможно получить - это потери, связанные со снижением имиджа компании, снижением доверия и предрасположенности потребителя по отношению к ней. Некоторые организации устанавливают величину этих потерь (затрат) на уровне 2,5% от общих затрат на качество [5]. Однако, многие игнорируют эти затраты на основании того, что их нельзя установить с какой либо степенью точности — они только предположительны.
Затраты на предупредительные мероприятия
Эти затраты, вероятно, наиболее сложно выявить, поскольку они вызваны деятельностью большого количества отделов и большинство сотрудников посвящают этой работе лишь часть своего рабочего времени. Посмотрите еще раз составляющие затрат на предупредительные мероприятия, чтобы понять, что имеется в виду.
Эти затраты могут появляться на следующих этапах деятельности:
v производство;
v продажа и маркетинг;
v проектирование и разработка;
v инженерное обеспечение;
v планирование процесса;
v исследования;
v лабораторные испытания;
v финансово-экономическое обеспечение;
v обработка данных;
v обучение.
В добавление к этому, большинство затрат данной категории связано с работой персонала отдела обеспечения качества.
Затраты на предупредительные мероприятия в основном включают заработную плату и накладные расходы. Однако степень точности их определения в большой степени зависит от точности установления времени, затраченного каждым сотрудником в отдельности.
Некоторые предупредительные затраты легко выявить напрямую. Они, в частности, могут включать оплату работ сторонних организаций за:
v Обслуживание, калибровку и проверку измерительного оборудования;
v Консультации;
v Курсы обучения.
Источники
При определении затрат на качество необходимо помнить, что:
v Затраты на материалы могут быть получены из анализа накладных, записей в складской документации и т.п.;
v Выплаты персоналу могут быть взяты из ведомостей;
v Стоимость поставок может быть определена по соответствующим счетам или накладным;
v Объемы выплат заработной платы должны быть взяты с учетом реально затраченного времени на проведение работ по обеспечению качества каждым вовлеченным сотрудником;
v Если только часть времени сотрудника затрачивается на деятельность по обеспечению качества, то целесообразность оценки каждой из составляющей затрат его времени не должна подвергаться сомнению;
v Классификация затрат на качество и распределение их по элементам должны стать частью повседневной работы внутри организации. С этой целью для всего персонала должны быть хорошо известны различные элементы затрат и соответствующие им коды.
Если все элементы собраны и распределены с достаточной точностью, то последующий анализ затрат на качество может вылиться лишь в интерпретацию данных.
Ответственность за сбор информации и ее анализ
Кто займется сбором и анализом данных, составлением отчета по затратам на качество? Это не должно происходить от случая к случаю; должна быть выработана система. При этом необходимо быть уверенным в том, что все данные согласуются с финансовыми материалами, счетами и т.д. Необходимо опираться на реальные бухгалтерские данные при получении элементов затрат. Так, кажется логичным, чтобы экономисты были привлечены к этой работе. Однако, они будут нуждаться в помощи по классификации и анализу элементов затрат; это уже работа Уполномоченного по Качеству (Quality Manager). Распределение деятельности и ответственности за нее может быть следующее:
ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ |
ИСПОЛНИТЕЛЬ |
Определение категорий затрат |
Экономический отдел и Отдел обеспечения Качества |
Сбор данных о затратах |
Экономический отдел |
Распределение данных по категориям |
Экономический отдел |
Предоставление данных о затратах в Отдел Обеспечения Качества |
Экономический отдел |
Анализ затрат |
Отдел обеспечения качества |
Исследование причин |
Отдел обеспечения качества |
Разработка рекомендаций по снижению затрат |
Отдел обеспечения качества |
Составление отчета по затратам на качество и его рассылка |
Отдел обеспечения качества |
Координация деятельности по управлению затратами внутри всего предприятия |
Отдел обеспечения качества |
Наблюдение за выполнением рекомендаций и корректирующих мероприятий |
Отдел обеспечения качества |