На предприятии должна вестись следующая документация по учету бланков трудовых книжек и заполненных трудовых книжек (согласно Инструкции по ведению трудовых книжек):
а) приходо-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним (приложение 45);
б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (приложение 46). В приходо-расходную книгу вносятся все операции, связанные с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, с указанием серии и номера каждого бланка. Книга ведется бухгалтерией предприятия (кассиром).
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним ведется кадровой службой предприятия или лицом, ответственным за документационное обеспечение кадровой деятельности. В книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от рабочих и служащих при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши к ним с записью серии и номера, выданные рабочим и служащим вновь.
При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке Т-2 и книге учета.
Приходо-расходная книга и книга учета движения трудовых книжек должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью директора предприятия и сургучной печатью.
Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся в бухгалтерии Предприятия как документы строгой отчетности и выдаются по заявке в подотчет лицу, ответственному за документационное обеспечение кадровой деятельности.
По окончании каждого месяца (квартала) бухгалтерия требует от последнего отчета о наличии бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и о суммах, полученных за заполненные трудовые книжки и вкладыши к ним, с приложением приходного кассового ордера. На испорченные при заполнении бланки трудовых книжек и вкладышей к ним составляется соответствующий акт (приложение 47).
Споры по вопросам ведения трудовых книжек решаются в соответствии с действующим законодательством.