В крупных и средних организациях функции управления выполняются самостоятельными подразделениями, иногда обособленными территориально и имеющими хозяйственную и административную самостоятельность. В целях эффективной координации их деятельность должна регламентировать положением о подразделении, утвержденным руководителем организации. Для малых предприятий, где должностные лица реализуют функции и задачи управления, достаточно разработки должностных инструкций.
Структурное подразделение является частью организации, выполняющей определенные функции управления на основе положения о структурном подразделении. Положение о структурном подразделении являются нормативным документом, регламентирующим назначение и место подразделения на предприятии, его структуру, основные функции и задачи управления, права, ответственность и формы поощрения работников подразделения. Положение о подразделении разрабатывается и подписывается руководителем подразделения, согласовывается с компетентными должностными лицами, доводиться до сотрудников под расписку с указанием даты ознакомления и утверждается руководителем организации с указанием даты и скрепляется печатью.
Положения о структурных подразделениях организации, разработанные в соответствии с настоящими методическими рекомендациями, позволяют:
Ø Официально закрепить рациональное распределение функций управления между структурными подразделениями;
Ø Четко регламентировать основные задачи управления, закрепленные за подразделением; трудоемкость, продолжительность и календарные сроки выполнения функций и задач;
Ø Установить функциональные взаимосвязи между структурными подразделениями по каждому комплексу задач управления;
Ø Повысить своевременность и надежность выполнения функций управления за счет введения количественных показателей выполнения задач управления;
Ø Конкретизировать права подразделения в части принятия решений и использования ресурсов;
Ø Повысить коллективную ответственность работников подразделения за своевременное и качественное решение функций управления;
Ø Осуществлять моральное и материальное стимулирование работников по результатам хозяйственной деятельности.
УСОРД - нормативный документ. В унифицированной системе на организационно-распорядительную документацию (УСОРД) дана форма положения о структурном подразделении и включают разделы: общие положения, основные задачи, функции, права и обязанности, ответственность, взаимоотношения, связи, организация работы.
Исходными данными для разработки Положения о подразделении являются: организационная структура, функциональная структура, штатное расписание организации, классификатор функций управления, нормативы управленческого труда, типовые положения о подразделениях, схемы документооборота.
Положение о структурном подразделении состоит из пяти разделов:
Ø Общая часть;
Ø Функции и задачи;
Ø Ответственность;
Ø Поощрения.