Исходными данными для разработки должностных инструкций являются: организационная структура, функциональная структура, классификатор функций управления (КФУ), классификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих (КСДС), нормативы управленческого труда, положения о структурных подразделениях, результаты экспертных и социологических опросов работников и др.
Должностные инструкции разрабатываются по каждой должности управленческого персонала в соответствии со штатным расписанием и являются логическим продолжением и развитием положения о структурном подразделении. Они утверждаются руководителем организации.
Основными разделами должностной инструкции являются: общая часть, карта функциональных обязанностей, права, ответственность, поощрение.
Должностные инструкции позволяют:
Ø Рационально распределить функциональные обязанности между работниками;
Ø Повысить своевременность и надежность выполнения задач за счет введения количественных показателей периодичности, трудоемкости, продолжительности и календарных сроков их выполнения;
Ø Улучшить социально-психологический климат в коллективе, устранить конфликты между руководителями и подчиненными;
Ø Четко определить функциональные связи работника и его взаимоотношения с другими специалистами;
Ø Конкретизировать права работника в части подготовки и принятия управленческих решений и использования ресурсов;
Ø Повысить коллективную и личную ответственность работников за своевременное и качественное выполнение функциональных обязанностей;
Ø Повысить эффективность морального и материального стимулирования работников за счет использования методики КОУТ;
Ø Организовать равномерную загрузку работников по периодам с минимальными потерями рабочего времени и перегрузками.