Заключение не должно превышать 25 секунд.
Поскольку телефонные звонки относятся к числу либо не важных и не срочных факторов, либо срочных, но не важных то не лишним было бы установить определенные часы или предупредить секретаря о ситуациях, когда никто не должен беспокоить руководителя по телефону (его можно даже отключить). Точно так же, если всё же кто-то "прорвался" по телефонной связи во время важного совещания, серьезного разговора или работы над серьезными документами, то предпочтительнее попросить собеседника перезвонить через определенное время или пообещать ему самому сделать это (но, естественно, не забыть).
Таким образом, соблюдение перечисленных рекомендаций поможет руководителю рационально использовать телефон не во вред, а во благо.
Еще более опасным фактором с точки зрения возможных объемов поглощения времени и сил руководителя обычно является нерациональная организация работы с документами.
Руководителю Администрации города-курорта Железноводска, как правило, ежедневно приходится «переносить» значительный объем информации в виде различных документов (бумаг), чтение и анализ которых отрывают его от более важных дел: (по оценкам некоторых специалистов, к бесполезным документам можно отнести 1/3 документооборота).
Поэтому крайне полезно помнить о постоянном соблюдении бумажной «диеты». Тем более, что часть приходящих бумаг относится к разряду и не важных и не срочных, а часть - к разряду срочных, но не важных, - а, следовательно, им нужно уделять минимум времени.
Поэтому нелишним было бы прислушаться руководителю к следующим рекомендациям:
Во-первых, нужно преодолеть своеобразный психологический барьер и трезво взглянуть на бумаги, с которыми приходится иметь дело, особенно на те, которые обращаются внутри организации. Руководитель должен оценивать свой трудовой вклад по результатам деятельности организации на основе достижения целей, а вовсе не по объемам прочтенных (или написанных) бумаг. Служебные документы - это всего лишь одно из средств достижения результатов, но не суть работы.
Во-вторых, исходя из такого понимания, необходимо хорошо проанализировать всю систему документооборота в Администрации (к ней могли просто привыкнуть, а она давно неэффективна). Руководители должны получать от подчиненных только обобщающие документы оценочного и аналитического характера, с выводами и рекомендациями (если они этого не умеют, их нужно обучить, а если обучение не даёт результатов, то следует задуматься об их служебном соответствии). Чем документооборот будет более простым по форме и ёмким по содержанию, тем надежнее, что он не превратится в самоцель.
В-третьих, следует обучить секретаря раскладывать корреспонденцию не в порядке ее поступления, а по категориям, отражающим степени важности (важность руководитель должен выразить в приоритетах, и, как мы полагаем, при этом должны быть соблюдены рассмотренные выше принципы и условия управления временем).
B-четвертых: ненужные бумаги следует тут же выбрасывать, стандартные - передавать для обработки соответствующим подчиненным, остальные - анализировать в порядке важности и сложности, немедленно принимая решения (исследования показали, что на 80 % документов руководитель может найти оптимальный ответ сразу после прочтения).
В-пятых, получая проекты исходящих документов, прежде, чем их рассматривать, руководителю следует задать себе вопрос: «А что произошло бы, если бы этот документ вообще не вышел из стен нашей Администрации?»
Итак, эффективная организация личной работы руководителя с документами может повлиять на эффективность всего его трудового процесса и соответственно на рационализацию всего управленческого процесса в организации.
Таким образом, эффективная организация трудового процесса руководителя - это действительно необходимое условие достижения эффективности функционирования всех организационных отношений.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Эффективность работы Администрации города-курорта Железноводска в значительной степени зависит от уровня организации труда руководителя. Поэтому большое значение имеет научная организация труда руководителя, которая отличается продуманной системой работы, сосредоточением внимания на резервах использования рабочего времени, повышении качества управления.
Исследование проблем организации личного трудового процесса руководителя, изучение и анализ затрат рабочего времени рассмотрение учебной и научной литературы позволили выработать и сформулировать следующие выводы и предложения.